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Smart working Vs Remote Working

Il mondo del lavoro è in costante evoluzione. Lo sviluppo di nuove tecnologie, sempre più alla portata delle aziende e delle persone, ed una copertura sempre più capillare della connettività internet e mobile, l’utilizzo di tecnologie cloud di CRM e ERP, la possibilità di collegarsi in sicurezza ai server aziendali, etc.. ha aperto negli ultimi anni grandi opportunità nel lavoro a distanza.

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L’emergenza della pandemia da Coronavirus Covid-19 ha dato un ulteriore “spinta” al lavoro a distanza, ma non solo come necessità. La situazione ha fatto si che aziende e persone prendessero coscienza di cosa oggi, grazie alla tecnologia, all’organizzazione e all’approccio, è possibile realizzare pur non essendo fisicamente in azienda.

Smart Working e Remote Working (nelle varie declinazioni e varianti) sono la stessa cosa? Assolutamente no.

Il Remote Working in genere è associato alla possibilità di lavorare esternamente all’azienda, con le stesse ore lavoro e produttività.

Lo Smart Working, che per lo più viene associato a lavori esterni all’azienda, quando in realtà può essere applicato anche all’interno delle aziende, è una modalità orientata al raggiungimento degli obiettivi.
Questo implica una serie di fattori: definizione obiettivi, processi, vision e mission condivise, tecnologie e strumenti adatti per raggiungere gli obiettivi, capacità di analisi e cambiamento, accrescimento delle persone, etc..

Telelavoro, lavoro flessibile, remote working, agile working e smart working sono i più frequentemente impiegati.

Spesso questi termini vengono utilizzati impropriamente, talvolta come sinonimi. Vediamo meglio le definizione ed alcuni aspetti chiave di queste modalità di lavoro.

Telelavoro

E’ il termine che è stato impiegato per primo per descrivere questa modalità di lavoro e forse il più utilizzato.

Il telelavoro consente di liberare il lavoro dai vincoli spaziali e temporali.
Il telelavoro è un misto col lavoro tradizionale e richiede la presenza fisica in ufficio alcune volte alla settimana o al mese, oltre all’impegno a telelavorare entro un intervallo di orari flessibile -ma comunque limitato e non a completa discrezione del lavoratore-, in cui il lavoratore deve essere reperibile.

Lavoro Flessibile

Il lavoro flessibile può essere suddiviso in 2 principali gruppi:

  1. Lavoro flessibile svolto da un lavoratore autonomo o libero professionista, che porta ad avere una gestione piuttosto libera degli orari e modalità di lavoro, spesso per motivi di worklife bilance, ovvero per avere un rapporto tra la vita privata e lavorativa bilanciata.
  2. Lavoro flessibile da parte di dipendenti e collaboratori. In questo caso la flessibilità è vista maggiormente come benefit. In questi casi in genere il compenso è leggermente inferiore agli standard rispetto alla presenza fisica in azienda, tuttavia il beneficio in termini worklife bilance è superiore ed apprezzato da una sempre più ampia quota dei lavoratori, sempre più stressati all’interno dei classici ambienti di lavoro.

In genere la flessibilità lavorativa incide su 3 macro fattori:

  • Flessibilità oraria: orario di lavoro gestibile
  • Flessibilità della location lavorativa: è possibile lavorare non solo da casa, ma anche da altre location
  • Flessibilità nei contratti di lavoro

Remote Working o Mobile Working

E’ il lavoro da remoto, in una qualsiasi location differente dall’azienda.
In genere si associa al lavoro da casa, tuttavia la sede può variare a propria discrezione.
L’importante in genere è avere una buona connettività internet e segnale mobile.

Il Remote working è legato alla tecnologia poiché richiede sia di accedere ai sistemi gestionali aziendali (CRM, ERP, repository, etc..) sia di potersi collegare facilmente ed allo stesso tempo avanzato con colleghi, fornitori, clienti, etc..
Per collegamento avanzato si intende la possibilità di: condividere i propri file ed il proprio monitor, poter gestire conference call multiple e webinar, poter scambiare rapidamente file, tenere traccia delle call con trascrizioni e registrazioni, etc.. etc..
Home Working
I concetti sono gli stessi del Remote Working, con la sola differenza della sede lavorativa, che è esclusivamente la propria abitazione.
Questo può comportare come conseguenza, una differente gestione tecnica e di supporti informatici. In una gestione mobile working è necessario utilizzare dispositivi notebook, mentre nell’home working possono andare bene dispositivi desktop, che anzi, per alcune tipologie di attività sono ampiamente preferibili per via delle migliori performance dei dispositivi, come ad esempio lavori di grafica digitale.

Lean Working o Agile Working

Modalità di lavoro nella quale si è orientati a ottimizzare il modo di lavorare enfatizzando la proattività, riducendo sprechi e orientandosi sulle attività a valore aggiunto, con processi standard ottimizzati, e la valorizzazione del fattore umano.
E’ necessario non confondere l’ottimizzazione dei processi lean con l’ottimizzazioni dei processi e standardizzazioni implicite nelle certificazioni ISO (9001, 27000,..) , che spesso appesantiscono i processi e la produttività, pur avendo altri vantaggi.
Il lavoro è strutturato per obiettivi, individuali e di team.
Il termine “Lean” è stato coniato da Toyota interno agli anni ’50, quando creò il “Toyota Production System”. Da allora la filosofia e l’approccio Lean, hanno visto una costante espansione ed evoluzione, mantenendo invariati i principi basi.
Il Lena Working, è probabilmente la massima evoluzione dello Smart Working, poiché è l’approccio che più di qualsiasi altro si concentra sugli obiettivi, raggiungibili grazie all’indiviuduazione metodica di sprechi e valore, orientamento alla crescita continua personale, lavoro in gruppo, impiego di tecnologie (spesso innovative) a supporto.

La location di lavoro passa in secondo piano. E’ possibile lavorare in modo più o meno flessibile e con bilanciamenti differenti tra interno ed esterno all’azienda rispetto alle realtà che impiegano questo approccio.

Smart Working

Lo smart Working è una modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato allo scopo di incrementare la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.
Lo Smart Working appartiene al processo di trasformazione digitale delle imprese.

Semplificando, la digital transformation è un insieme di cambiamenti di Mindset, organizzativi e manageriali, associati con le applicazioni di tecnologia digitale.
Lo Smart Working si basa su alcuni approcci ed aspetti ben definiti:

  • Lavoro per obiettivi
  • Largo impiego di strumenti e tecnologie per sostenere al meglio comunicazioni e processi
  • Mindset

Smart Working Vs Home Working

L’aspettativa principale dell’Home Working è la costanza lavorativa.
Con questa modalità di lavoro, ci si aspetta che il collaboratore lavori a casa 8 ore e con la stessa produttività di quanto effettuava in ufficio.
Non basandosi Mindset particolari, il dubbio del datore di lavoro è spesso se il tempo lavorato sia effettivo, portando spesso a modalità di controllo remoto tramite file di log, cronologia, etc..
Per lo Smart Working l’approccio è orientato al risultato. Se per raggiungere gli obiettivi il collaboratore lavora 1/3 del tempo in meno, questo viene accettato, anche se è vero il contrario, che si richiede un effort maggiore nel caso l’obiettivo non venga raggiunto.

 

Norme per il lavoro da casa per il lavoratore dipendente

Nel caso in cui la sede lavorativa del dipendente sia la propria abitazione, questa deve essere in regola con le norme igieniche ed ergonomiche per garantire la salute del lavoratore: sedia adeguata, corretta illuminazione, corretta disposizione del PC sulla scrivania, etc..
Nei mesi di pandemia, abbiamo visto molte condivisioni sui social network oppure in qualche sito di screenshot di conference call o webinar con i colleghi di lavoro, oppure fotografie della postazione di lavoro nelle proprie abitazioni durante il lavoro: molte di queste non erano conformi.
Lo scenario di emergenza e il repentino cambio della location lavorativa, con tutto ciò che implica, sicuramente ha inciso negativamente su questo punto ed è ben comprensibile, tuttavia si registra una scarsa consapevolezza di come dovrebbe essere la postazione di lavoro domestica, anche dal punto di vista normativo.

 

Considerazioni

Lasciando le considerazioni socio-comportamentali e di vision sulle tecnologie future a supporto dello Smart Working, crediamo che la situazione generata dal Covid-19 contribuirà in modo importante ad accorciare i tempi della diffusione di questi nuovi modelli lavorativi, almeno di 3-4 anni.

lo scenario di emergenza globale del 2020 lascerà il segno anche nel mondo del lavoro, non solo per quello che sarà lo stravolgimento dei mercati e collasso di molte aziende, ma anche nel lavoro esterno alle aziende.
Molti imprenditori, manager e professionisti che hanno sempre prediletto il contatto diretto, il lavoro “standard” di 8 ore in azienda, l’impiego di strumenti tecnologici essenziali senza necessità di impiego di altri strumenti tecnologi più avanzati, hanno compreso per causa di forza maggiore che nel 2020 è possibile lavorare anche in modo differente:

  1. La capacità di relazione dei collaboratori, partner, clienti, etc.. viene mantenuta in modo efficacie grazie alle email, piattaforme di messaggistica (WhatsAPP, Telegram, ..), piattaforme di Chat e Conference Call semplici come Skype, piattaforme di video conference più evolute come Cisco Webex, Zoom, Netmeeting, GoToMeeting.
  2. Molto software gestionali delle aziende o server interni erano già predisposti per l’accesso remoto o comunque facilmente convertibili. Quindi i processi sono rimasti invariati
  3. Costi: è necessario molto meno spazio/uomo in azienda, si riducono drasticamente i rimborsi spese per molti dipendenti, si riduce all’essenziale l’utilizzo dei consumabili, ..

I vantaggi sono importanti anche per i lavoratori: maggiore benessere per un miglior worklife balance, eliminazione/riduzione dei costi di viaggio da/per sede di lavoro e per il pranzo, recupero dei tempi morti di trasferta (talvolta molto incisivi), etc..
Non per ultimo, si ha un grande vantaggio per ciò che concerne la sostenibilità ambientale: meno spostamenti e consumi, impattano positivamente sull’ambiente.
Le grandi società hanno da tempo iniziato l’attività di Digital Transformation e molte di queste si stanno già orientando in modalità di lavoro Smart o Lean.

Impatto smart working

Meno costi per l’azienda, meno costi e più produttività per il lavoratore, maggiore sostenibilità ambientale.
Una strada marcata, sempre più credibile, che subirà un forte incremento nei prossimi anni.

Chi saprà adattarsi prima e meglio degli altri, avrà come sempre un grande vantaggio competitivo.

 

 

Formazione Digitale

Anche la formazione professionale in ambito digitale è pienamente coinvolta. Nel giro di 2 mesi è divenuto uso comune lavorare da case, utilizzare piattaforme di videoconference, file sharing, CRM,  etc.. ma anche per i figli fare videolezione è divenuto naturale.

Il webinar formativo consente di risparmiare molto sia per il formatore, sia per i destinatari. Al centro si pone la qualità ed il valore della formazione erogata.

Anche in questo caso: minor impatto ambientale, meno imprevisti (ritardi, incidenti, etc..).

Molti grandi fiere ed eventi in molteplici settori e paesi, vista l’impossibilità di effettuare come di consueto la gestione fisica, hanno provveduto quantomeno a limitare il danno con webinar online.

La formazione online subira un grande incremento nei prossimi 2-3 anni, e sarà probabilmente un asset importante per molte aziende digial.

Lo svantaggio, sarà una grande presenza di formatori, aziende o professionisti, ed una difficoltà da parte di molti utenti a comprendere le reali expertise, know-how e garanzie.

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